Datensicherung ist wichtig! Die richtige Methode zu wählen auch!

Daten sichern – aber richtig

Im Zeitalter der Digitalisierung nimmt die effektive und sichere Datenaufbewahrung einen großen Stellenwert ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geschäftliche oder private Daten handelt. Sicher und jederzeit griffbereit sollten sie sein. Schließlich legt man den Steuerbescheid in Papierform auch nicht wahllos zwischen das Altpapier.

Festplatte Schloss

Speichern auf der Festplatte mag während der Bearbeitung eines Dokuments zwar sinnvoll sein, eine Sicherheit, dass diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt unbeschädigt abrufbar sind, gibt es indes nicht. Insbesondere Freelancer wie Sie und ich können ein Lied davon singen: Immer wenn ein Abgabetermin näher rückt, spielt die Technik ein anderes Musikstück oder entwickelt, salopp ausgedrückt, ein Eigenleben. Wie aber lassen sich Daten richtig sichern, damit sie jederzeit schnell abrufbar bleiben?

Datensicherung funktioniert online und offline

Sowohl die Online- als auch die Offline-Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Was für den einen optimal ist, kann für den anderen unpraktikabel sein.

Online-Speicher wie die Cloud bieten die Vorteile:

- kostengünstig, einfache und schnelle Einrichtung
- ohne Vorkenntnisse anwendbar
- jederzeit in der Kapazität anpassbar

Nachteile:

- funktioniert nur mit Internetzugang
- nicht alle Cloudlösungen eignen sich für jeden Schutzbedarf
- Abhängigkeit vom Betreiber
Offline-Speicher haben folgende Vorteile:

- jederzeit auch ohne Internetzugang nutzbar
- nur ein benutzerdefinierter Zugriff ist möglich
- Datenverwaltung liegt immer in der Hand des Users

Nachteile:

- begrenzte Speicherkapazität
- Anschaffungskosten
- bei technischen Defekten droht ein Datenverlust
Das müssen Freelancer beim Speichern auf optischen Medien beachten:
Es ist durchaus möglich, Daten auf einem optischen Speichermedium zu sichern. Doch bei CDs, DVDs, Blue-Rays und Co. spielen Aspekte eine Rolle, die Ihnen als Freelancer unter Umständen Unbehagen bereiten. Sie weisen keine besonders hohe Langlebigkeit auf und haben nur einen begrenzten Speicherplatz, der nur schwer wieder freigegeben werden kann.

Bewährte Möglichkeiten zur Sicherung von Daten

Um Daten zu sichern, ist es wichtig, die richtige Speichermöglichkeit zu wählen. Bewährt haben sich in diesem Bereich:

  • Cloud
  • externe Festplatten
  • Netzwerkspeicher
  • Magnetbänder

"Auch bewährte Möglichkeiten unterliegen einem stetigen Wandel. Was vorgestern gut war, geht heute noch besser!"

Manuela Schneider

Die Cloud

In den letzten Jahren hat sich die Datenspeicherung in der Cloud bei vielen Usern durchgesetzt. Kein Wunder, erfordert dieser Speicherort doch kein weiteres Zusatzelement. Sie benötigen lediglich Ihren PC und einen Internetzugang. Vorkenntnisse bei der Anwendung sind ebenfalls kaum vonnöten. Einziger Wermutstropfen: Ihre Daten liegen auf unterschiedlichen Servern, dessen Standort ganz unterschiedlich sein kann. Sie können es also keineswegs immer zu 100 % nachvollziehen, wer auf Ihre Daten zugreift, sofern Sie sich nicht für eine besonders sichere Cloudlösung entscheiden (die beispielsweise für Geheimnisträger angeboten wird).

Rund 79 % der deutschen Unternehmen sicherten 2019 ihre Daten bereits in einer Cloud.

Quelle: Statista, “Das tun deutsche Unternehmen für ihre IT-Sicherheit”, Stand 2019, letzter Zugriff 25.01.2022

Diese kostengünstige Möglichkeit, Daten zu sichern und zu archivieren bietet viele Vorteile, aber durchaus auch den einen oder anderen Nachteil. Von daher empfiehlt es sich, einen vertrauenswürdigen Cloud Anbieter zu wählen. Für Freelancer aus Europa heißt das: Serverstandort EU - oder noch besser - Serverstandort Deutschland. Claudia Felbermayer hat eine feine Auswahl an Cloud-Anbietern mit Serverstandorten in Europa zusammengestellt, die hier nachzulesen ist.

Externe Festplatten

Mobile Festplatten sind die wahren Klassiker unter den Speichermedien. Sie sind handlich, bieten viel Speicherkapazität und sind zudem heute auch schon durchaus erschwinglich. Dabei zählen neben den typischen externen Festplatten auch USB Sticks und SD Karten dazu.

Das müssen Freelancer bei externen Festplatten beachten:
So unproblematisch sich externe Festplatten und ähnliche Speichermedien auch einsetzen lassen: Es empfiehlt sich eine Neuanschaffung nach etwa 3-5 Jahren. Deswegen empfiehlt es sich, rechtzeitig ein neues Daten-Backup auf einem anderen Speichermedium zu erstellen. 

Allerdings haben externe Festplatten das Problem, dass sie unter Umständen störanfällig sein können. Die Gründe dafür reichen vom unpassenden USB-Port bis hin zum falschen Dateisystem und fehlenden Treibern. Was Sie tun können, wenn Ihre Festplatte nicht mehr erkannt wird, können Sie hier nachlesen.

Der Netzwerkspeicher

Für Freelancer, mittelständische Unternehmen oder auch private Nutzer, die ein großes Datenvolumen sichern wollen, hat sich der Netzwerkspeicher (NAS) bewährt. Diese Alternative zu einem einzelnen Speichermedium ist zwar etwas kostenintensiver, dafür aber weitaus ausfallsicherer.

Netzwerkspeicher …
… , kurz NAS, ist ein Speicher, welcher netzgebunden beziehungsweise mit einem internen Netzwerk vor Ort verbunden ist. In diesem Gerät, welches in seiner Bauweise einem herkömmlichen PC ähnelt, sind mehrere Festplatten integriert.

Wird das regelmäßige Backup auf diesem Netzwerkspeicher abgelegt, werden automatisch immer mehrere Sicherungskopien davon erzeugt. Sie haben dadurch also die Sicherheit, dass selbst beim Ausfall einer Festplatte die Daten immer noch verfügbar sind. Häufig sind es klackernde Festplatten, bei denen ein Datenverlust droht. Wie Sie Ihre Daten in diesem Fall schützen können, wenn Sie aktuell noch keinen Netzwerkspeicher besitzen, erfahren Sie hier.

Magnetbänder

Mann mit Bilderrahmen

Für viele Freelancer der jüngeren Generation hört es sich vermutlich etwas angestaubt an, wenn man Magnetbänder als bewährte Möglichkeit zur Datensicherung nennt. Klar, dieses Speichermedium gibt es weitaus länger als den SSD Speicher oder die Cloud, doch obwohl es bereits vor rund 80 Jahren das erste Mal zum Einsatz kam, bietet das Magnetband auch heute noch viele Vorteile.

Insbesondere größere Unternehmen profitieren von einer hohen Speicherkapazität (20 - 580 TB). Dabei ist solch ein Magnetband heutzutage kaum größer als eine externe Festplatte mit 2 TB Speicherkapazität. Zudem sind diese Speichermedien unglaublich langlebig - und daher ideal für die Langzeitarchivierung. 

Allerdings sind Magnetbänder etwas sensibel. Es empfiehlt sich ein staubfreier und trockener Lagerungsort, der sich nicht in der Nähe von Magnetfeldern befindet. Zudem ist es ratsam, viel Zeit einzuplanen, denn der Speichervorgang gestaltet sich aufgrund des sehr langsamen Schreibvorgangs deutlich langsamer als bei anderen Speichermedien. 

Das versteht man unter einem Generationenprinzip:
Wie der Name schon verrät, bleibt bei diesem Prinzip jede Datensicherung sozusagen in der Familie. Es werden mehrere Backups erstellt, doch keines ist gleich. Am besten lässt sich das mit einem gastronomischen Familienbetrieb vergleichen. Der Sohn macht jeden Tag von Montag bis Donnerstag einen Kassenabschluss und speichert so die Tagesumsätze im System (Backup S1 - S4). Am Freitag kommt der Vater und macht einen Wochenabschluss (Backup V1 - V4), der wiederum die Umsätze der ganzen Woche anzeigt, die ebenfalls im System gespeichert werden und zusätzlich im digitalen Kassenbuch vermerkt werden. Der Großvater kommt hingegen nur am Monatsende ins Restaurant, fasst alle gespeicherten Umsätze Backup G1 - G12) zusammen und legt sie zu den Buchhaltungsunterlagen, die für den Steuerberater sowie den Jahresabschluss benötigt werden.

Welches Speichermedium passt für Sie?

Um Daten richtig zu sichern, reicht es nicht, nur ein Backup zu machen oder eine Sicherungskopie zu erstellen. Je nach Datenart und Datenmenge braucht es auch ein passendes Speichermedium. Um Ihnen die Wahl ein wenig zu erleichtern, hier eine Übersicht:

  • Für Freelancer und private User mit verhältnismäßig kleinen Datenmengen eignen sich externe Festplatten und andere mobile Speichermedien sowie die Cloud besonders gut.
  • Mittlere und große Unternehmen sind mit einem zusätzlichen Netzwerkspeicher oder Magnetbändern gut beraten, um die vergleichsweise großen und sensiblen Datenmengen optimal und sicher zu speichern.
  • Sind bereits externe Festplatten oder auch Magnetbänder vorhanden, dann können diese durchaus für das sichere Speichern von Daten-Backups genutzt werden.
  • Bei einem großen Datenvolumen empfiehlt sich beispielsweise eine Cloud-Lösung, bei welcher der Speicherplatz bei Bedarf erweitert werden kann.
  • Die Geräteanzahl sowie die Nutzerzahl spielen ebenfalls eine Rolle. Je höher diese Kerngröße ausfällt, umso mehr lohnt sich zum Beispiel eine Cloud-Lösung im höherpreisigen Segment. Denn günstige Cloud-Versionen sind in der Regel auf wenige Geräte oder Nutzer begrenzt.
  • In puncto Sicherheitsstandards braucht es Speichermedien, die eine datenschutzsichere und verschlüsselte Archivierung ermöglichen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer beispielsweise sensible Unternehmens- und Kundendaten sichern will, braucht eine Lösung, die diese hohen Sicherheitsstandards erfüllen kann.
  • Für sensible Daten empfiehlt sich zudem stets ein Speichermedium, bei welchem die Backups und deren Speicherung an mehreren Orten möglich macht. Es sei denn, Sie machen sich selbst die Mühe und erstellen sich neben dem herkömmlichen Backup noch eine Sicherheitskopie, die Sie dann auf einem weiteren Medium speichern.
  • Hinsichtlich des Budgets gibt es selbstverständlich Unterschiede. Hardware verursacht Anschaffungskosten, und diese sind mitunter etwas höher. Bei Cloud-Lösungen verursachen in der Regel Kosten, durch die Bereitstellung des gewünschten Speicherplatzes.
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Tipp der Redaktion:

Kostenlose Angebote für diverse Cloud-Lösungen bringen keine wahre Ersparnis. Denn auch hier gilt im übertragenen Sinne: Wer billig kauft, kauft zweimal. Datensicherheit gibt es nicht umsonst!

Daten richtig zu sichern ist gar nicht so schwer, wenn man weiß, worauf es ankommt. Wichtig ist vor allem, sich für ein Speichermedium zu entscheiden, das dem eigenen Schutzbedarf gerecht wird. Für Freelancer eignen sich externe Festplatten oder eine Kombination aus Festplatte und Cloud. Welches Speichermedium am Ende für Ihre Bedürfnisse richtig ist, hängt von Ihrem Schutzbedarf ab.


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VG WORT
Über die/den Autor/in: Manuela

Manuela Schneider entwickelte ihre Liebe zum geschriebenen Wort bereits in Kindertagen. Schülerzeitungen und mehr waren die ersten Medien, in denen sie sich verwirklichen konnte. Die ihr angeborene Neugier auf all die faszinierenden Dinge um sie herum, begleitete sie zunächst als Erzieherin.

Obwohl sie sich sehr wohl fühlte, wechselte sie als junge Frau in ein vollkommen anderes Ressort. Bei Weltbild arbeitete sie in der Versandabteilung und verschaffte sich einen großen Einblick in betriebliche Abläufe und Prozesse. Immer mit dabei: Ein Stift und ein Schreibblock, um ihre Gedanken niederzuschreiben.

Mit der Zeit entwickelte sie eine sehr kritische Sicht auf Vieles und fasste in Worte, was anderen nur auf der Zunge lag. Bis heute hat sich Manuela das neugierige Hinterfragen, aus welchem das technische Verständnis und das Erkennen von Zusammenhängen resultiert, und die Liebe zum geschriebenen Wort erhalten.

Manuela