Pflege des Datenarchivs, Teil I

Haltbarkeit von SSD, HDD, USB & CO.

Inhaltsverzeichnis:

Die durchschnittliche Haltbarkeit und die Resistenz gegenüber potenziellen Schadeinwirkungen sind die beiden entscheidenden Faktoren zur Bestimmung der Lagerungsfähigkeit und Archivierungseignung eines Datenträgers. Welche externen Festplatten eignen sich für die Archivierung welcher Daten? Und welche Risiken sollten ausgeschaltet werden, um die Haltbarkeit zu gewährleisten? Der große Ratgeber zur Datenarchivierung, Teil I. 

Die Lebensdauer gängiger externer Speichermedien

Es gibt drei Arten von externen Datenspeichern:

  • magnetische (z.B.: HDD)
  • elektronische (z.B.: SSD)
  • optische (z.B.: CD-ROM)

Magnetische Datenspeicher

In die Gruppe der magnetischen Massenspeicher reiht sich die klassische HDD (Hard Disk Drive) Festplatte. Das Speichern erfolgt durch Magnetisierung.

HDD Haltbarkeit: 10 Jahre

Die Haltbarkeit von magnetischen externen Speichern liegt im Schnitt bei 10 Jahren. Zwar ist es möglich, Daten auch länger auf einer HDD zu speichern, aber wer sich auf die Verfügbarkeit verlassen will, der kümmert sich nach Ablauf dieser Zeit um den Umzug der Daten, die weiterhin gebraucht werden.

Info für Freelancer: Im Grunde reicht die HDD aus, um die maximal geforderte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einzuhalten. Sie eignen sich daher besonders zur Archivierung von Briefen, Mails oder anderen Geschäftsdokumenten, die man nicht regelmäßig benötigt. Nach der Aufbewahrungsfrist kann die Festplatte zerstört und als Elektroschrott entsorgt werden. 

HDD zur Datenarchivierung:

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Elektronische Datenspeicher

Der wichtigste elektronische Datenspeicher ist die SSD (Solid State Drive), zu denen auch der USB-Stick und die Speicherkarte gezählt wird. Der Speichervorgang erfolgt durch elektrische Ladung.

SSD & USB-Stick Haltbarkeit: 10 Jahre / 2 Jahre bei Archivierung

Die Lebensdauer elektronischer Speichermedien liegt im laufenden Betrieb im Schnitt bei 10 Jahren, bei Archivierung jedoch lediglich bei 2 Jahren. Der Grund dafür: Sobald die SSD nicht mehr mit elektrischer Ladung versorgt wird, schwindet auch jene Ladung, die sich in der elektrischen Isolierung befindet. Ein SSD-Archiv anzulegen ist daher keine gute Lösung.

Ausnahme: Der USB Stick hält 20 Jahre

Eine Ausnahme aus der 2-Jahres-Archivierungs-Regel stellt der USB Stick dar. Dieser hält auch als Datenträger im Langzeitarchiv durchschnittlich um die 20 Jahre. Auch die Beschränkung der Haltbarkeit auf 100.000 Schreibzyklen stellt kein Hindernis dar, sofern der USB-Stick tatsächlich nur als Langzeitspeicher benutzt - und nur gelegentlich beschrieben wird. 

Info für Freelancer: Flash-basierte Speicher eignen sich eher als Zwischenspeicherung von Daten, die man schnell zur Hand haben muss, wenn es darauf ankommt, beispielsweise die Geschäftsdokumente des vergangenen Jahres. Ebenso eignen sie sich besser für alle, die ihre Daten auf (Dienst-)Reisen mitnehmen; etwa um einen zu Hause geschriebenen Artikel dem Kunden zu übergeben. 

SSD zur Datenarchivierung:

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Info für Freelancer: Für eine langfristige Archivierung von wichtigen Verträgen und Geschäftsdokumenten ist ein hochwertiger USB Stick eine gute Lösung.

USB-Stick zur Datenarchivierung:

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Optische Datenspeicher

Neben der CD-ROM gehört auch die DVD zu den optischen Datenspeichern. Daten auf optischen Speichern werden mittels Lasertechnik gespeichert.

CD und DVD Haltbarkeit: 20-30 Jahre

Optische Speichermedien haben eine Lebensdauer von rund 20-30 Jahren. Aufgrund der handlichen Größe des USB-Sticks, seiner Fähigkeit, die gleichen Dateitypen wie die CD-ROM speichern zu können und nicht zuletzt aufgrund des Fehlens eines optischen Laufwerks am PC hat die CD-ROM jedoch mit den Jahren an Relevanz verloren. Heutzutage ist es schwierig, ebensolche im Offline-Handel zu kaufen, da sich aufgrund der sinkenden Nachfrage nur noch wenige Händler optische Datenspeicher auf Lager legen. Mit Blick auf die Langzeitspeicherung von Daten kann man die CD-ROM und die DVD getrost vergessen.

CD-ROM oder DVD zur Datenarchivierung:

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Tipp der Redaktion:

Familienfotos und -videos sind auf der Cloud am besten aufgehoben. Diese hat im Prinzip kein Ablaufdatum, sofern der Anbieter nicht Pleite geht. So haben auch noch die Kinder und Enkelkinder Freude an den Familienerinnerungen.

Aufbewahrung, Pflege und Wartung des Datenarchivs

Die zur Langzeitspeicherung am besten geeigneten Speichermedien sind der USB-Stick und die HDD. Um die Mindesthaltbarkeiten zu gewährleisten sollten Festplatten sorgfältig verwahrt und zeitweise gepflegt werden. 

Richtige Aufbewahrung einer HDD

Eine HDD Festplatte reagiert sensibel auf Stöße. Sie sollte daher an einem Ort gelagert werden, an dem sie keinen Erschütterungen ausgesetzt ist. Das kann beispielsweise die Schublade eines unbeweglichen Regals sein, das sich in einem moderat beheizten Raum befindet. Für sensiblere Daten ist auch die Verwahrung in einem feuer- und wasserdichten Aktentresor, einer kleinen Dokumentkassette oder einem feuerfesten Schlüsselschrank denkbar. Eine HDD reagiert zudem auf extreme Temperaturschwankungen und Feuchtigkeit, weswegen der Aufbewahrungsort sich weder im Auto noch im nassen Keller befinden sollte. Last, but not least: Platzieren Sie keine Magnete oder Geräte mit elektromagnetischer Strahlung in der Nähe des HDD-Datenarchivs. Der Platz neben der Mikrowelle ist ebenso schlecht wie jener neben einer EyeTV-Antenne; auch, wenn eine Festplatte schon viel magnetische Strahlung abbekommen muss, um kaputtzugehen. 

Hinweis: Die genaue Temperaturschwankungsbreite Ihrer HDD finden Sie im Produktdatenblatt des Herstellers. 

HDD-Archiv-Pflege: Defragmentierung und Notfall-Backup

Magnetische Datenspeicher wie die HDD sollten vor der Archivierung einer Defragmentierung unterzogen werden. Damit ordnet man alle Daten lückenlos und der Reihe nach auf der Festplatte an. Das schont die Schreib- und Leseköpfe und sorgt für mehr Geschwindigkeit. Sollten Sie bei der Nutzung der archivierten HDD unerwartete Geräusche wie Klackern, Rasseln oder Klicken feststellen, ist es sinnvoll, ein Backup anzufertigen und die marode Festplatte zur Reparatur zu bringen.

Richtige Aufbewahrung eines USB-Sticks

Dank der Erschütterungsresistenz des USB-Sticks können Sie Ihr Datenarchiv jederzeit von einem Ort zum anderen transportieren. Etwa, wenn Sie Buchhaltungsunterlagen an das Finanzamt übergeben müssen. Theoretisch ist es auch kein Problem, einen USB-Stick in einem Rucksack oder im Geldbeutel zu archivieren. Natürlich rein theoretisch. Um einen langfristigen Zugriff auf die Daten gewährleisten zu können, sollte auch dieser robuste Massenspeicher an einem trockenen und sauberen Ort aufbewahrt werden. Wie bei der HDD bietet sich auch für den Stick die Verwahrung in einer Dokumentkassette an. Für Daten mit geringem Schutzbedarf reicht aber auch die Schublade neben dem Schreibtisch. 

USB-Archiv-Pflege: Mit Kappe abdecken 

Der Pflegeaufwand eines USB-Sticks ist mehr als überschaubar. Achten Sie lediglich darauf, ihn vor Staub und Schmutz zu schützen. Kaufen Sie sich daher nur USB-Sticks mit Kappe. 

Der USB-Stick schlägt sie alle: Für Freelancer und Private lautet meine Empfehlung: Archivieren Sie mit dem kleinen, günstigen Flash-Speicher. Verlassen Sie sich dabei auf qualitativ hochwertige Sticks, wie sie etwa von Intenso, MediaRange, Kingston oder Wortmann (Terra) angeboten werden und packen Sie keine Ihrer Festplatten zu voll. Besser zur günstigen Festplatte mit weniger Speicherkapazität greifen und dafür jedes Jahr eine neue kaufen, die das Jahr darauf gewissenhaft archiviert wird. Mehr zum Thema Datenarchivierung lesen Sie auch in meinem Artikel Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept.

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Bildquellen: 1. Beitragsbild © narith_2527 © perovict © maxkabakov © jammyphotouk © Algul @ Canva

VG WORT
Über die/den Autor/in: Claudia

Claudia begann ihren beruflichen Werdegang als technische Redakteurin mit Fokus auf Verdichter und Kompressoren. Als junge Erwachsene wollte sie ihren Horizont noch in anderen spannenden Bereichen erweitern. Nach einem Ausflug in behördlichen Wirkungskreisen begann sie, Unternehmen redaktionell bei der Planung und Umsetzung zu unterstützen. Mit den Jahren bildeten sich zwei Interessenkreise heraus: Sprache im Allgemeinen (und Schreiben als bevorzugtes Ausdrucksmittel) sowie die Themen Sicherheit und Technik. Claudia ließ sich, gestützt vom Bundesverband professioneller Werbetexter Deutschland e.V., als professionelle Werbetexterin zertifizieren. Dadurch haben sich ihre Kompetenzen um den Bereich Marketing erweitert. Heute leitet Claudia ein Team professioneller Redakteure, die ihre Arbeit durch deren Schwerpunkte nochmals um ein Vielfaches ergänzen.

Claudia