Welche Möglichkeiten bietet MS 365 für eDiscovery?

Microsoft 365 beinhaltet ein umfassendes Set von Produktivitäts- und Kommunikationstools, das Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Ein wichtiger Bestandteil von Microsoft 365 ist das sogenannte eDiscovery-Feature, das Unternehmen dabei hilft, elektronische Daten aufzunehmen, zu analysieren und zu präsentieren.

Innerhalb von Microsoft 365 gibt es drei eDiscovery-Lösungen: Content Search, eDiscovery Standard und eDiscovery Premium. Content Search ermöglicht es Benutzern, nach Inhalten in verschiedenen Diensten zu suchen und die Ergebnisse auf einen lokalen Computer zu exportieren. eDiscovery Standard bietet zusätzliche Funktionen wie das Halten von Inhalten und das Erstellen von Berichten. eDiscovery Premium bietet zusätzliche Funktionen wie das Überwachen von Inhalten in Echtzeit und das Anzeigen von Metadaten. Es ist wichtig, dass Organisationen die Möglichkeit haben, Inhalte und Daten im Falle einer Anfrage abzurufen, und Microsoft 365 bietet Tools, um dabei zu helfen, dass Inhaltsausbreitung zu vermeiden und die Verwaltung und Kontrolle von Informationen zu vereinfachen.

Einsatzmöglichkeiten von Content Search in MS 365

• Suchen von Dokumenten und E-Mails in OneDrive for Business und Exchange.
• Verwenden von Suchoperatoren und Suchfiltern, um die Ergebnisse einzugrenzen.
• Anzeigen von Vorschauen von Dokumenten und E-Mails in den Suchergebnissen.
• Anzeigen von Metadaten und Tags in den Suchergebnissen.
• Erstellen von benutzerdefinierten Suchen und Speichern von Suchen als Vorlagen.
• Teilen von Suchergebnissen mit anderen Benutzern.
• Erstellen von Suchergebnissen als PDF, Excel-Datei oder PowerPoint-Präsentation.
• Verwenden von Suchfunktionen in Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.
• Suchen von Inhalten in SharePoint-Websites und -Dokumentbibliotheken.
• Verwenden von Auditing- und Compliance-Funktionen, um die Suchaktivitäten von Benutzern zu verfolgen und zu überwachen.

eDiscovery Standard – die Top 10 Features

1. Automatisierte Vor- und Nachbearbeitung: Dies beinhaltet die automatische Vor- und Nachbearbeitung von ediscovery-Anfragen, wie das Extrahieren von Metadaten und die Konvertierung von Dateiformaten.
2. Integration von Microsoft Teams und OneDrive: ediscovery Standard integriert sich in Microsoft Teams und OneDrive, sodass Sie direkt von dort aus ediscovery-Anfragen durchführen können.
3. Unterstützung von externen E-Mail-Domains: ediscovery Standard unterstützt auch die Suche in E-Mails von externen Domains.
4. Suchverlauf: ediscovery Standard speichert den Suchverlauf, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, welche Suchanfragen durchgeführt wurden.
5. Einschränkung der Suchergebnisse: ediscovery Standard ermöglicht es Ihnen, die Suchergebnisse durch Einschränkungen wie Datum, Benutzer und Dokumenttyp zu filtern.
6. Export von Suchergebnissen: ediscovery Standard ermöglicht den Export von Suchergebnissen in verschiedene Formate wie PST, HTML und CSV.
7. Verwaltung von ediscovery-Anfragen: ediscovery Standard bietet Funktionen zur Verwaltung von ediscovery-Anfragen, wie das Hinzufügen von Benutzern und das Festlegen von Berechtigungen.
8. Compliance-Features: ediscovery Standard enthält Compliance-Features wie die Unterstützung von Retention Policies und Legal Holds.
9. Berichte: ediscovery Standard bietet Berichte, die detailliert Auskunft über die durchgeführten ediscovery-Anfragen geben.
10. Integration von Azure Information Protection: ediscovery Standard integriert sich in Azure Information Protection, sodass Sie die Klassifizierung von Dokumenten und die Überwachung von Zugriffen auf geschützte Dokumente verfolgen können.

Content Search ist ein anderes Feature in Microsoft 365, das es Ihnen ermöglicht, nach Inhalten in Microsoft 365 zu suchen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Content Search kein Ersatz für ediscovery Standard ist und nicht alle Funktionen von ediscovery Standard bietet. Im Vergleich zu ediscovery Standard bietet Content Search weniger Funktionen und ist auf die Suche nach Inhalten beschränkt, während ediscovery Standard speziell für die Durchführung von ediscovery-Anfragen entwickelt wurde.

eDiscovery Premium – Top 10 Funktionen für tiefgehendere Analysen

1. Unterstützung von OneDrive for Business und SharePoint: ediscovery Premium unterstützt die Suche in OneDrive for Business und SharePoint, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
2. Integrierte E-Discovery-Workflows: ediscovery Premium bietet integrierte E-Discovery-Workflows, die Ihnen helfen, ediscovery-Anfragen von Anfang bis Ende zu verwalten. Diese Workflows umfassen die Erstellung von Anfragen, die Verwaltung von Berechtigungen und die Überwachung von Fortschritt und Compliance.
3. Unterstützung von Exchange Online: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Exchange Online, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
4. Unterstützung von Skype for Business: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Skype for Business, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
5. Unterstützung von Microsoft Teams: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Microsoft Teams, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
6. Unterstützung von Yammer: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Yammer, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
7. Unterstützung von OneNote: ediscovery Premium unterstützt die Suche in OneNote, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
8. Unterstützung von Exchange Online Archiven: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Exchange Online Archiven, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
9. Unterstützung von Office 365 Gruppen: ediscovery Premium unterstützt die Suche in Office 365 Gruppen, während diese Funktion in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten ist.
10. Erweiterte Compliance-Features: ediscovery Premium bietet erweiterte Compliance-Features wie die Unterstützung von Auditing und die Möglichkeit, Compliance-Ereignisse zu exportieren. Diese Funktionen sind in Content Search und ediscovery Standard nicht enthalten.

Im Vergleich zu ediscovery Standard bietet ediscovery Premium eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen und Unterstützung für weitere Dienste in Microsoft 365.

Fazit

Um Risikolevels für organisatorische Daten in Microsoft 365 zu verwalten und sich an Unternehmenssicherheitsrichtlinien zu halten, während der Inhalt wächst und sich verändert, muss tief in den Inhalt einer Organisation eingetaucht und nach Schlüsselwörtern, Mustern und sensiblen Datentypen gesucht werden. Um mit der eDiscovery zu beginnen, muss sichergestellt werden, dass die richtige Lizenzierung vorliegt. Weitere Informationen zu den Microsoft Purview eDiscovery-Lösungen finden Sie auf der Microsoft Learn-Website.