Mailarchivierung: Sinnvoll oder überflüssig?

Wer E-Mails langfristig speichert – beispielsweise in Form eines Backups – der tut das in erster Linie, weil er die Wiederauffindbarkeit sämtlicher E-Mail-Daten zu jedem Zeitpunkt garantieren möchte. Auch bei mir ist das so. Um diesen Prozess einfach und rechtskonform zu gestalten, gibt es heutzutage sogenannte Mailarchivierungsprogramme, die für Unternehmen sogar verpflichtend sind. 

Ob man private Mails speichert, bleibt jedem selbst überlassen. Im Geschäftsalltag sieht das aber oft anders aus. Hier gibt es gesetzliche Vorgaben, auf die ich im folgenden Bericht einmal näher eingehen möchte. 

Was genau ist eigentlich E-Mail-Archivierung? 

Sämtliche Unternehmen müssen gewährleisten, dass per Mail versendete, aufbewahrungspflichtige Inhalte, wie beispielsweise Angebote zum Abschluss eines Vertrages, sowie deren Anhänge, rechtssicher aufbewahrt werden. Um das zu gewährleisten, werden Mails üblicherweise archiviert. 

Eine solche Archivierung kann zum einen server- zum anderen aber auch clientseitig stattfinden. Beim sogenannten “E-Mail-Journaling” handelt es sich immer um eine serverseitige Archivierung von allen ein- aber auch ausgehenden Mails. Nach dem Eingang einer Mail auf dem E-Mail-Server, wird diese direkt ins eigene Archivsystem übertragen. Und auch ausgehende Mails werden auf diese Weise problemlos und automatisch vom System erfasst. Problematisch kann das in Sachen Datenschutz jedoch werden, wenn die Nutzung betrieblicher Mail-Postfächer auch privat erfolgt. Hier gilt es klare Regel seitens der Unternehmen zu setzen und an die Mitarbeiter weiterzutragen. 

Der Vorteil einer solchen Archivierung? Mails werden immer manipulationssicher an einem zentralen Ort verwaltet und administriert. So kann man zu jedem Zeitpunkt auf sie zugreifen und muss im Fall der Fälle nicht lange nach nötigen Informationen suchen. 

Wie lange müssen Mails eigentlich im Archiv aufbewahrt werden?

Wirft man einen Blick in das Handelsgesetzbuch und blättert zu § 257, Abs. 4-5 erfährt man, dass Mails als sogenannte Handels- oder auch Geschäftsbriefe einzuordnen sind. Deswegen gilt eine allgemeine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Die Frist der Aufbewahrung beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder eben empfangen wurde. 

Es gibt jedoch auch noch eine Ausnahme: Hat eine Mail steuerrechtlichen Bezug, so verlängert sich ihre Archivierungsdauer auf zehn Jahre. Zugegebenermaßen ist eine Sortierung elektronischer Post zwischen steuerrechtlichem Bezug und sonstigem Bezug ziemlich zeitaufwändig. Um das Problem zu umgehen, kann man prinzipiell alle seine geschäftlichen Mails für zehn Jahre archivieren. Man macht es sich am besten einfach wo es nur geht – denn Arbeit haben wir alle ja immerhin sowieso schon genug.

Für wen ist eine E-Mail-Archivierung verpflichtend?

Unter anderem aus steuerlichen- und buchhalterischen Gründen ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, seine ein- und auch ausgehenden Mails mit einem rechtskonformen Programm zu archivieren. Für die Einrichtung eines Mailarchivierungsprogramms und auch für die Schulung ist immer die Geschäftsführung verantwortlich. Eine fehlerhafte E-Mail-Archivierung wird nicht selten als Straftat oder Verletzung der eigenen Buchführung gewertet. Wenn ein Unternehmen seiner Pflicht zur E-Mail-Archivierung nicht nachkommt, muss es mit den verschiedensten Strafmaßnahmen rechnen. 

Tipp der Redaktion:

Sinnvoll ist die Archivierung von Mails aber natürlich trotzdem – auch wenn sie für Freelancer und Co. keine Verpflichtung darstellt. Meiner Meinung nach reicht hier dann aber ein einfaches Backup, um die Vorteile von gespeicherten Daten auch in Zukunft nutzen zu können. Wie man ein Backup beispielsweis am Mac erstellt, erfährt man auch hier.

Die Nutzung eines Mailarchivierungsprogramms ist für Unternehmen verpflichtet – für Freelancer jedoch nicht. Sinnvoll ist eine Aufbewahrung von Maildaten aber in jedem Falle! Einfacher und unkomplizierter geht das für alle, die zur Archivierung nicht verpflichtet sind, auch mit einem Backup.